Актуально на 18 сентября 2026 года.
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при автомобильных перевозках, для которых требуется их оформление, формируются в электронном виде. Новые правила касаются не только грузоотправителей и перевозчиков, но и грузополучателей. Даже если компания сама не организует перевозку и только принимает товар, ей необходимо участвовать в электронном документообороте ЭТрН.
Для грузополучателя процесс обычно сводится к нескольким действиям: найти входящую ЭТрН, сопоставить её с прибывшей поставкой, проверить фактическую приёмку груза, оформить титул 3 и подписать его.
Типовой процесс выглядит так: машина приехала → сотрудник нашёл ЭТрН → проверил груз → зафиксировал результат приёмки → оформил титул 3 → подписал документ.
Что означает принять ЭТрН
Получение электронной транспортной накладной в системе и фактическая приёмка груза — это не одно и то же.
ЭТрН может появиться у грузополучателя ещё до приезда автомобиля. Само наличие документа во входящих не означает, что груз уже получен и принят.
ФНС отдельно разъясняет, что компания, которая только получает грузы, не инициирует электронный документооборот, но подписывает титул 3 электронной транспортной накладной, подтверждая приёмку груза.
Поэтому под приёмкой ЭТрН для грузополучателя следует понимать оформление своего этапа документа после проверки фактической поставки.
Общий порядок работы грузополучателя с электронными транспортными накладными рассмотрен также на странице «ЭТрН для грузополучателя».
Шаг 1. Найдите входящую ЭТрН
Первое, что должен сделать сотрудник при приезде автомобиля, — определить, какая электронная транспортная накладная относится к этой поставке.
Место, где отображаются входящие ЭТрН, зависит от используемого сервиса. Это может быть раздел входящих документов, перевозок, поставок или ЭПД.
Для поиска документа могут использоваться:
грузоотправитель;
перевозчик;
номер транспортного средства;
адрес выгрузки;
номер заказа или поставки;
дата перевозки;
идентификатор ЭТрН.
Важно правильно связать конкретный автомобиль и поставку с конкретной ЭТрН. Не следует оформлять приёмку только потому, что документ оказался первым в списке входящих.
Если организация ещё не подключена к транспортному электронному документообороту, порядок запуска рассмотрен на странице «Как подключить ЭТрН».
Шаг 2. Проверьте данные ЭТрН
После открытия документа нужно убедиться, что он действительно относится к прибывшей поставке.
В первую очередь грузополучателю имеет смысл проверить:
наименование грузополучателя;
грузоотправителя;
перевозчика;
место выгрузки;
сведения о грузе;
данные, позволяющие связать документ с конкретной перевозкой.
Транспортная накладная подтверждает договор перевозки и содержит сведения об участниках перевозки, грузе и условиях его транспортировки. Если договором не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.
Если в документе указан другой грузополучатель, другой пункт выгрузки либо обнаружено иное существенное несоответствие, не стоит сразу подписывать титул получателя. Сначала необходимо выяснить причину ошибки.
Шаг 3. Проверьте груз при фактической приёмке
Следующий этап — физическая приёмка груза.
Минтранс разъясняет, что приёмка и выдача груза осуществляются по количеству грузовых мест, а выявленные расхождения должны фиксироваться актами и отражаться в соответствующем титуле ЭТрН.
Поэтому электронная приёмка не должна превращаться в формальное нажатие кнопки «Принять».
В зависимости от характера поставки проверяются, например:
количество грузовых мест;
целостность упаковки;
наличие видимых повреждений;
состояние пломб, если они применяются;
соответствие фактически передаваемого груза данным перевозки.
Конкретный объём проверки может зависеть от вида груза, условий договора, упаковки и внутренних правил организации.
Шаг 4. Зафиксируйте недостачу или повреждение
Если при приёмке обнаружена недостача, повреждение упаковки, повреждение груза или иное расхождение, это нужно зафиксировать до завершения электронного этапа приёмки.
Минтранс прямо указывает, что выявленные расхождения фиксируются актами и отражаются в соответствующем титуле электронной транспортной накладной.
Например, если в ЭТрН указано десять грузовых мест, а фактически перевозчик передаёт девять, не следует подтверждать получение десяти мест без замечаний.
То же относится к видимому повреждению груза или упаковки.
Основной принцип: сведения, которые оформляет грузополучатель, должны соответствовать фактически произошедшей приёмке.
Шаг 5. Оформите титул 3 ЭТрН
Ключевой частью электронной транспортной накладной для грузополучателя является титул 3.
ФНС указывает, что именно его подписывает компания, которая получает груз, подтверждая приёмку.
То есть грузополучателю обычно не требуется создавать всю транспортную накладную с нуля. Он подключается к уже начатой цепочке электронного документооборота и оформляет свою часть документа на этапе получения груза.
В интерфейсе конкретного оператора титул может отображаться не только под техническим названием «титул 3». Пользователь может видеть действие вроде «Принять груз», «Оформить приёмку», «Подтвердить получение» или аналогичное.
Поэтому сотруднику склада важнее понимать смысл операции, чем запоминать технические названия файлов обмена.
Шаг 6. Подпишите результат приёмки
После заполнения сведений грузополучателя документ необходимо подписать предусмотренным способом.
Схема подписания зависит от того, кто работает с документом и какие полномочия ему предоставлены.
ФНС описывает, в частности, два рабочих сценария: уполномоченный сотрудник может сразу подписать титул 3 электронной подписью либо кладовщик подтверждает фактическую приёмку простой электронной подписью, после чего уполномоченный сотрудник завершает подписание КЭП или УНЭП.
Поэтому процесс подписания желательно определить заранее.
Если машина уже стоит на разгрузке, а сотрудники только начинают выяснять, кто имеет право подписать документ и у кого есть необходимая электронная подпись, значит процесс подключения организован не полностью.
Кто должен подписывать ЭТрН у грузополучателя
Закон не требует, чтобы каждую ЭТрН лично подписывал директор организации.
Компания самостоятельно определяет сотрудников, участвующих в процессе приёмки, и оформляет необходимые полномочия.
На практике это могут быть:
кладовщик;
заведующий складом;
логист;
товаровед;
другой уполномоченный сотрудник.
ФНС при подготовке к транспортному ЭДО рекомендует заранее определить участвующих сотрудников, проверить электронные подписи и оформить полномочия представителей организации.
Шаг 7. Убедитесь, что титул отправлен
После подписания документа следует проверить, что результат приёмки действительно отправлен оператору и обработан системой.
Не стоит ориентироваться только на факт появления электронной подписи на экране.
В зависимости от сервиса документ может последовательно иметь статусы вроде:
подготовлен;
подписан;
отправляется;
отправлен;
доставлен;
обработан.
Названия статусов у операторов различаются, но логика одна: действие грузополучателя должно перейти в электронный документооборот и стать доступным следующим участникам цепочки.
Краткий порядок приёмки ЭТрН
Найдите входящую ЭТрН.
Убедитесь, что она относится к прибывшей поставке.
Проверьте данные грузополучателя и место выгрузки.
Проведите фактическую приёмку груза.
Зафиксируйте недостачу или повреждения при их наличии.
Оформите титул 3.
Подпишите документ.
Проверьте его отправку.
Для большинства компаний, которые только получают товар, именно эта последовательность и составляет основную работу с ЭТрН.
Что делать, если ЭТрН не пришла грузополучателю
Если автомобиль прибыл, а нужной транспортной накладной нет среди входящих документов, не следует сразу создавать новую ЭТрН.
Сначала нужно проверить, где остановилась цепочка документооборота.
Причины могут быть разными:
грузоотправитель ещё не сформировал документ;
предыдущий участник не завершил свой этап;
неверно указан грузополучатель;
использованы неправильные реквизиты участника;
произошла ошибка межоператорского обмена;
возникла техническая проблема у оператора.
Для компаний с регулярными поставками желательно заранее установить внутренний порядок: кому сотрудник склада сообщает об отсутствии ЭТрН и кто отвечает за взаимодействие с поставщиком, перевозчиком или оператором.
Что делать, если в ЭТрН обнаружена ошибка
Если ошибка обнаружена до подписания титула грузополучателя, сначала следует выяснить, можно ли продолжать приёмку с текущими сведениями или документ необходимо исправить.
Минтранс разъясняет, что исправлять ЭТрН можно по инициативе участника информационного взаимодействия, за исключением сведений, изменение которых прямо не допускается. При этом процедура отзыва или аннулирования ЭТрН, уже принятой ГИС ЭПД, правилами не предусмотрена.
Поэтому не стоит использовать принцип «сейчас подпишем, потом удалим и сделаем заново».
Для ЭТрН такой подход может оказаться невозможным.
Что делать, если груз повреждён
При видимом повреждении груза или недостаче нужно зафиксировать фактические обстоятельства при выдаче.
Для автомобильных перевозок правила предусматривают определение фактической недостачи или повреждения груза при их обнаружении в пункте назначения. Минтранс также отдельно разъясняет необходимость отражения выявленных расхождений в документах.
Не следует подтверждать приёмку без замечаний только ради того, чтобы быстрее завершить электронный документ.
Можно ли принять ЭТрН через телефон
Это зависит от выбранного сервиса оператора ИС ЭПД.
Некоторые решения предусматривают мобильные приложения или адаптированный веб-интерфейс, другие ориентированы на работу с компьютера или интеграцию с учётной системой.
Поэтому при выборе сервиса грузополучателю важно заранее проверить, на каком устройстве фактически будет работать сотрудник склада.
Если приёмка происходит непосредственно у ворот или в зоне разгрузки, мобильный сценарий может оказаться удобнее стационарного рабочего места.
Нужна ли 1С для приёмки ЭТрН
Нет, обязательного требования использовать 1С для работы с ЭТрН нет.
ФНС указывает, что участники перевозок могут работать через сервис оператора ИС ЭПД, использовать модули для учётных систем, интеграции через API и мобильные приложения.
Поэтому небольшому грузополучателю может быть достаточно веб-сервиса, если количество входящих документов невелико.
Интеграция с 1С становится полезной тогда, когда необходимо автоматически связывать ЭТрН с заказами, поставками, складскими операциями и учётными документами.
ЭТрН и приёмка товара — это одно и то же?
Нет. Электронная транспортная накладная относится прежде всего к перевозке груза.
Она подтверждает отношения, связанные с перевозкой, и фиксирует прохождение груза между участниками транспортного процесса.
Поэтому подписание титула грузополучателя само по себе не означает автоматическое оформление всех документов по покупке, продаже или складскому учёту товара.
Внутри компании приёмка товара и оформление ЭТрН могут происходить одновременно, но это разные процессы.
Как организовать приём ЭТрН, если поставок много
При большом количестве автомобилей основная проблема обычно возникает не с самой электронной подписью, а с поиском нужного документа.
Если сотрудник видит несколько сотен входящих ЭТрН, интерфейс должен позволять быстро связать документ с конкретной машиной и поставкой.
Поэтому при организации рабочего места грузополучателя особенно важны:
удобный поиск;
фильтрация входящих поставок;
понятный статус документа;
отображение отправителя и перевозчика;
сведения об автомобиле;
информация о месте выгрузки;
понятное действие, которое ожидается от сотрудника.
Для склада ЭТрН должна выглядеть не как технический XML-файл, а как конкретная поставка, которую нужно принять.
Приём ЭТрН в CargoSign
CargoSign ориентирован прежде всего на сценарий грузополучателя, которому не требуется полноценная транспортно-логистическая система.
Рабочий процесс строится вокруг простой последовательности:
входящие ЭТрН → конкретная поставка → приёмка → титул 3 → подписание.
Сотруднику грузополучателя не требуется работать с функциями, относящимися к управлению автопарком, созданию перевозки или оформлению документов перевозчика, если эти действия не входят в его обязанности.
Задача интерфейса — показать сотруднику только те действия, которые нужны непосредственно при приёмке груза.
Подробнее о роли получателя можно прочитать на странице «ЭТрН для грузополучателя», а порядок первоначального подключения описан в инструкции «Как подключить ЭТрН».
Частые вопросы
Какой титул ЭТрН подписывает грузополучатель?
Грузополучатель подписывает титул 3 электронной транспортной накладной, подтверждая приёмку груза.
Где грузополучателю найти ЭТрН?
В сервисе оператора ИС ЭПД или в информационной системе, через которую организация работает с электронными перевозочными документами. Конкретное название раздела зависит от используемого решения.
Нужно ли грузополучателю создавать ЭТрН?
Обычно нет. Если договором перевозки не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель. Грузополучатель оформляет свой этап после прибытия груза.
Что делать, если фактическое количество мест не совпадает с ЭТрН?
Расхождение необходимо зафиксировать и отразить в соответствующем титуле документа. Минтранс прямо указывает на необходимость оформления выявленных расхождений при приёмке.
Можно ли просто удалить неправильную ЭТрН?
ЭТрН, уже принятую ГИС ЭПД, нельзя просто отозвать или аннулировать: такая процедура действующими правилами не предусмотрена. При этом для документа предусмотрен механизм исправления сведений с установленными ограничениями.
Обязательно ли директору подписывать каждую ЭТрН?
Нет. Организация может определить уполномоченных сотрудников и оформить необходимые полномочия и электронные подписи.
Можно ли принимать ЭТрН без 1С?
Да. Для работы можно использовать веб-сервис оператора, мобильное решение или другую информационную систему. 1С является одним из вариантов интеграции, а не обязательным требованием.
Главное
Для грузополучателя работа с ЭТрН сводится к понятному процессу:
найти входящий документ → проверить поставку → зафиксировать фактическую приёмку → оформить титул 3 → подписать → убедиться, что документ отправлен.
Главная задача — не заставить сотрудника склада разбираться во всей структуре ГИС ЭПД, а дать ему простой и однозначный сценарий обработки конкретной поставки.