Актуально на 18 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательными для участников перевозочного процесса в случаях, предусмотренных законодательством. Требование распространяется в том числе на электронную транспортную накладную — ЭТрН. Минтранс подтвердил вступление нового порядка в силу с 1 сентября 2026 года.
Чтобы начать работать с ЭТрН, не нужно самостоятельно подключаться к государственной системе ГИС ЭПД. Для организации или ИП основной путь выглядит так:
определить свою роль → выбрать сервис оператора ИС ЭПД → подготовить электронные подписи и полномочия сотрудников → настроить рабочие места → провести тестовый обмен.
Разберём каждый этап отдельно.
Что нужно для подключения ЭТрН
В большинстве случаев организации потребуется:
определить, кто будет работать с ЭТрН;
выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД или сервис, работающий через такого оператора;
заключить соглашение об электронном документообороте перевозочных документов;
подготовить электронные подписи;
оформить МЧД сотрудникам, которые подписывают документы от имени организации или ИП;
предоставить сотрудникам доступ к сервису;
настроить необходимые роли;
провести тестовую перевозку или тестовый обмен документами.
Именно такой общий алгоритм рекомендует ФНС: сначала проанализировать процессы компании, затем выбрать сервис оператора ИС ЭПД, проверить электронные подписи, предоставить доступ сотрудникам и протестировать работу.
При этом покупать 1С, внедрять TMS или устанавливать отдельную логистическую систему только ради ЭТрН закон не требует. Техническое решение выбирает сама организация исходя из своих процессов.
Шаг 1. Определите, зачем вашей компании нужна ЭТрН
До выбора программы необходимо понять свою роль в перевозке.
С ЭТрН могут работать:
грузоотправитель;
перевозчик;
грузополучатель;
экспедитор;
другие участники, предусмотренные конкретным сценарием перевозки.
Это важно, потому что задачи у них разные.
Например, грузоотправителю необходимо формировать начальную часть транспортной накладной и передавать груз перевозчику.
Перевозчику требуется работать с документом на этапах приёма груза, перевозки и выдачи.
Грузополучателю чаще всего нужен значительно более простой сценарий: получить входящую ЭТрН, оформить приёмку груза и подписать свою часть документа.
Поэтому начинать подключение с вопроса «СБИС или Контур?» не совсем правильно. Сначала нужно определить, что именно сотрудники компании должны делать с ЭТрН.
Шаг 2. Нужно ли регистрироваться непосредственно в ГИС ЭПД
Нет.
Это один из самых частых вопросов при подключении ЭТрН.
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Её оператором является Минтранс России.
Но организации, ИП, грузоотправители, перевозчики и грузополучатели не подключаются к ГИС ЭПД напрямую.
Минтранс прямо указывает, что поставщиками данных в ГИС ЭПД могут быть только операторы ИС ЭПД. Участнику перевозки необходимо заключить соглашение с таким оператором и взаимодействовать с государственной системой через него.
Схема выглядит так:
Компания → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД
И в обратную сторону:
ГИС ЭПД → оператор ИС ЭПД → участники перевозки
Поэтому искать на портале ГИС ЭПД кнопку «зарегистрировать организацию для ЭТрН» не нужно.
Шаг 3. Выберите оператора ИС ЭПД
Следующий этап — подключение к оператору информационной системы электронных перевозочных документов.
Это не просто обычный оператор электронного документооборота. Для передачи ЭТрН оператор должен входить в официальный реестр операторов ИС ЭПД Минтранса.
Актуальный реестр публикуется самим Минтрансом.
Оператор обеспечивает технический обмен электронными перевозочными документами между участниками и передачу необходимых сведений в ГИС ЭПД.
ФНС отдельно рекомендует использовать сервис, предоставляемый оператором ИС ЭПД, аккредитованным Минтрансом.
Как выбирать оператора ЭТрН
Смотреть только на название оператора или стоимость одного документа недостаточно.
Имеет смысл проверить:
какие роли ЭТрН поддерживает сервис;
удобно ли обрабатывать входящие документы;
есть ли веб-версия;
обязательно ли устанавливать программу;
есть ли интеграция с вашей 1С;
предусмотрено ли мобильное приложение;
как работают сотрудники склада;
поддерживается ли МЧД;
можно ли разграничить права сотрудников;
есть ли API;
как устроен роуминг;
как быстро работает поддержка;
сколько стоит именно ваш сценарий работы.
Для небольшой компании, которая только принимает несколько поставок в день, требования совершенно другие, чем для перевозчика с сотней автомобилей.
Поэтому самый функциональный сервис не обязательно будет самым удобным.
Шаг 4. Проверьте электронные подписи
ЭТрН является юридически значимым электронным документом, поэтому отдельные действия участников должны подтверждаться электронной подписью.
Для руководителя организации или индивидуального предпринимателя используется квалифицированная электронная подпись.
Если документы от имени компании подписывает сотрудник, необходимо правильно организовать подтверждение его полномочий.
ФНС в инструкции по переходу на ЭПД указывает на необходимость получить КЭП руководителя или ИП либо обеспечить электронную подпись сотрудника и оформить для него машиночитаемую доверенность.
В отдельных сценариях работы с ЭПД предусмотрено применение разных видов электронной подписи. Конкретная схема зависит от роли участника, подписываемого титула и используемого сервиса.
Поэтому покупать дополнительную подпись до выбора сценария работы не всегда разумно.
Сначала определите:
кто именно будет подписывать документ → какой титул → от чьего имени → каким способом это реализовано у выбранного оператора.
Подробно варианты разберём отдельно в статье «Какая подпись нужна для ЭТрН».
Шаг 5. Оформите МЧД сотрудникам
Если электронный документ подписывает не руководитель организации и не сам индивидуальный предприниматель, необходимо подтвердить полномочия сотрудника.
Для этого используется машиночитаемая доверенность — МЧД.
ФНС определяет МЧД как электронную доверенность, позволяющую подтвердить право представителя действовать от имени организации или ИП. При использовании квалифицированной электронной подписи представителем юридического лица или ИП полномочия подтверждаются МЧД.
Например, организация хочет, чтобы ЭТрН при поступлении товара подписывал заведующий складом.
В таком случае недостаточно просто создать ему пользователя в программе. Нужно также правильно оформить его полномочия на подписание соответствующих электронных документов.
Не следует выдавать сотруднику электронную подпись руководителя или передавать ему носитель с закрытым ключом директора.
У сотрудника должна быть собственная схема электронной подписи, а его право действовать от имени компании подтверждается МЧД.
Создать машиночитаемую доверенность можно, в частности, через сервис ФНС.
Подробную настройку полномочий разумнее рассматривать отдельно, поэтому этому вопросу посвящена страница «МЧД для ЭТрН».
Шаг 6. Создайте пользователей и распределите роли
После технического подключения нужно решить организационный вопрос: кто конкретно будет работать с документами.
ФНС рекомендует предоставить сотрудникам доступ к сервису и назначить администратора. Для перевозчиков при необходимости отдельно подключаются водители.
В небольшой организации это может быть один человек.
Например:
кладовщик → принимает товар → оформляет приёмку → подписывает ЭТрН.
В более крупной компании процесс может быть разделён:
кладовщик → фиксирует фактическую приёмку;
логист → контролирует перевозочные документы;
уполномоченный сотрудник → подписывает ЭТрН;
администратор → управляет пользователями и полномочиями.
Здесь важно не переносить бумажный процесс в электронную систему без анализа.
Если раньше водитель приносил накладную бухгалтеру через три дня после разгрузки, это не значит, что электронный документ должен пройти тот же маршрут.
ЭТрН позволяет зафиксировать действия непосредственно в момент перевозки и приёмки.
Шаг 7. Настройте получение входящих ЭТрН
Этот этап особенно важен для грузополучателей.
Недостаточно просто оплатить тариф оператора. Нужно проверить, что сотрудник действительно:
видит входящую ЭТрН;
понимает, по какой поставке она пришла;
получает уведомление;
может открыть документ;
видит сведения о грузе;
может оформить необходимый титул;
может подписать и отправить результат.
Если организация ежедневно получает десятки машин, стоит заранее решить, как сотрудник будет находить нужную накладную.
Например, по:
номеру поставки;
автомобилю;
отправителю;
перевозчику;
номеру заказа;
идентификатору ЭТрН.
Плохой интерфейс на этом этапе способен создать больше проблем, чем сама электронная подпись.
Шаг 8. Нужно ли подключать 1С
Не обязательно.
1С является одним из возможных способов работы с электронными перевозочными документами, но обязательного требования использовать именно 1С нет.
Условно существует несколько вариантов:
Веб-сервис оператора.
Сотрудник работает через браузер. Подходит, если документов относительно немного и глубокая интеграция с учётной системой не нужна.
Модуль или расширение для 1С.
ЭТрН обрабатываются внутри привычной системы. Это может быть удобно при большом объёме документов.
Отдельный специализированный сервис.
Он решает конкретную задачу — например, работу грузополучателя со входящими ЭТрН — и взаимодействует с инфраструктурой оператора ИС ЭПД.
API-интеграция.
Используется компаниями, которым необходимо встроить ЭТрН в собственную ERP, WMS, TMS или другую информационную систему.
Поэтому вопрос нужно формулировать не «нужна ли для ЭТрН 1С», а:
нужно ли нам интегрировать ЭТрН с нашей учётной системой?
Для компании с несколькими входящими документами в день ответ может быть отрицательным.
Шаг 9. Что делать, если контрагенты используют другого оператора
Не обязательно заставлять всех поставщиков, перевозчиков и покупателей переходить к одному оператору.
Инфраструктура ГИС ЭПД предусматривает взаимодействие операторов между собой.
Минтранс сообщал, что в системе работают аккредитованные операторы, между которыми организована передача данных.
Поэтому возможен сценарий:
грузоотправитель — оператор А;
перевозчик — оператор Б;
грузополучатель — оператор В.
Документ при этом должен пройти между участниками через операторскую инфраструктуру.
Однако перед запуском лучше провести реальный тест с основными контрагентами. Наличие технической возможности роуминга ещё не гарантирует, что конкретный бизнес-процесс правильно настроен у всех сторон.
Шаг 10. Проведите тестовую ЭТрН
Это один из самых важных этапов подключения.
ФНС прямо рекомендует сначала выбрать одного контрагента или один маршрут и протестировать технологию, а уже после этого масштабировать электронный документооборот.
Проверять нужно всю цепочку, а не только возможность войти в личный кабинет.
Например:
грузоотправитель создаёт документ;
перевозчик получает его;
выполняются необходимые действия при погрузке;
грузополучатель видит входящую ЭТрН;
сотрудник оформляет приёмку;
документ подписывается;
перевозчик видит результат;
ЭТрН проходит дальнейшую обработку без ошибок.
После этого полезно отдельно проверить исключительные ситуации:
ошибка в реквизитах;
повреждение груза;
недостача;
отказ в приёмке;
отсутствие нужного сотрудника;
замена водителя;
отсутствие связи;
необходимость исправления документа.
Именно на таких сценариях чаще всего обнаруживается, что формально организация «подключена», но фактически работать ещё не готова.
Как понять, что ЭТрН действительно подключена
Оплата тарифа или наличие личного кабинета ещё не означает, что внедрение завершено.
Нормальным критерием готовности можно считать ситуацию, когда организация способна пройти реальную цепочку:
получить документ → открыть его → выполнить действие своей роли → подписать → отправить → убедиться, что следующий участник получил результат.
Для грузополучателя тест ещё проще:
пришла ЭТрН → нашли конкретную поставку → приняли груз → оформили титул 3 → подписали → документ ушёл дальше.
Если этот процесс работает без привлечения технической поддержки на каждом этапе, подключение можно считать практически завершённым.
Можно ли подключить ЭТрН бесплатно
Само взаимодействие с государственной системой построено через операторов ИС ЭПД.
Коммерческие условия работы с сервисом определяет конкретный оператор или поставщик программного решения.
Поэтому универсального государственного «бесплатного кабинета для оформления всех ЭТрН» для участников перевозки нет: прямое подключение компаний к ГИС ЭПД не осуществляется.
У операторов могут отличаться:
тарифы;
бесплатные пакеты;
стоимость исходящих документов;
условия обработки входящих документов;
стоимость модулей 1С;
стоимость API;
дополнительные услуги.
Сравнивать имеет смысл не стоимость одной ЭТрН в рекламе, а полную стоимость вашего сценария работы.
Нужно ли подключать ЭТрН грузополучателю
Да, если организация является грузополучателем в перевозке, для которой оформляется ЭТрН, ей необходим технический способ участвовать в электронном документообороте.
ФНС отдельно обращает внимание, что даже компания, которая только получает груз и сама не инициирует перевозочный документооборот, должна оформить свою часть электронной транспортной накладной при приёмке.
При этом грузополучателю обычно не нужен полный набор функций перевозчика.
Ему может быть достаточно:
получать входящие ЭТрН → проверять поставку → оформлять приёмку → подписывать документ.
Подробно этот сценарий рассмотрен в статье «ЭТрН для грузополучателя».
Нужно ли подключать ЭТрН каждому сотруднику
Нет.
Подключается организация, а внутри сервиса создаются необходимые пользователи и распределяются полномочия.
Не нужно выдавать электронные подписи всем сотрудникам склада только потому, что они физически участвуют в разгрузке.
Сначала следует определить:
кто только просматривает документы;
кто фиксирует фактическую приёмку;
кто подписывает юридически значимый титул;
кто контролирует процесс;
кто администрирует систему.
Чем точнее распределены роли, тем проще и безопаснее работа.
Как подключить ЭТрН ИП
Принципиальной отдельной государственной системы для ИП нет.
Индивидуальному предпринимателю также необходимо работать через аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Если документы подписывает сам ИП, используется его электронная подпись.
Если ЭТрН будет подписывать сотрудник или представитель, необходимо организовать его полномочия и электронную подпись в соответствии с применяемой схемой.
Для ИП-перевозчика дополнительно потребуется продумать работу водителя, особенно если предприниматель сам за рулём либо использует наёмных водителей.
Этому сценарию лучше посвятить отдельную инструкцию «ЭТрН для ИП».
Как подключить ЭТрН только для получения товара
Если компания не занимается перевозками и только принимает поставки, внедрение можно существенно упростить.
Не обязательно разворачивать полноценную TMS, подключать управление автопарком или осваивать интерфейсы для создания перевозок.
Минимальный процесс грузополучателя выглядит так:
1. Подключить организацию к оператору ИС ЭПД.
2. Определить сотрудника, который принимает груз.
3. Настроить его права и электронную подпись.
4. При необходимости оформить МЧД.
5. Настроить получение входящих ЭТрН.
6. Научить сотрудника оформлять титул грузополучателя.
7. Провести тестовую поставку.
Для склада, магазина, ресторана или небольшой производственной компании этого может быть достаточно.
Как подключить ЭТрН через CargoSign
CargoSign предназначен прежде всего для организаций, которым не требуется полноценная транспортно-логистическая система, но необходимо удобно работать с ЭТрН.
В первую очередь речь идёт о грузополучателях.
Типовой сценарий:
входящая ЭТрН → поставка → приёмка → титул 3 → электронная подпись → отправка.
При этом CargoSign не является альтернативой ГИС ЭПД и не предполагает обход инфраструктуры аккредитованных операторов.
Архитектура строится так:
CargoSign → инфраструктура оператора ИС ЭПД → ГИС ЭПД.
Задача CargoSign — упростить пользовательский уровень процесса: сотруднику склада не обязательно разбираться во всей структуре транспортного электронного документооборота, если ему необходимо выполнить только одно действие — правильно принять груз.
Также принципиально важно, что закрытый ключ электронной подписи не должен передаваться на сервер CargoSign. Подписание выполняется на стороне пользователя.
Частые вопросы
Где зарегистрироваться для ЭТрН?
Непосредственно регистрироваться в ГИС ЭПД обычной организации не требуется. Нужно выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД или сервис, который обеспечивает взаимодействие через такого оператора.
Можно ли работать с ЭТрН без 1С?
Да. Закон не требует использовать 1С. Можно работать через веб-сервис оператора или другую информационную систему, взаимодействующую с инфраструктурой ИС ЭПД.
Нужно ли обычное ЭДО для ЭТрН?
Наличие обычного электронного документооборота само по себе не означает автоматическую готовность к ЭТрН. Необходимо, чтобы сервис обеспечивал работу через аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Нужно ли напрямую подключаться к ГИС ЭПД?
Нет. Прямое подключение участников перевозки в качестве поставщиков данных не осуществляется. Обмен происходит через операторов ИС ЭПД.
Можно ли грузоотправителю и грузополучателю использовать разные программы?
Да. Операторская инфраструктура предусматривает обмен документами между участниками, использующими разные информационные системы. На практике перед началом работы стоит проверить обмен с основными контрагентами.
Нужна ли МЧД директору?
Если руководитель действует от имени организации без доверенности и подписывает документ собственной квалифицированной электронной подписью руководителя, МЧД для подтверждения его собственных полномочий не требуется. МЧД используется, когда от имени организации действует представитель.
Можно ли сначала подключиться, а потом оформить МЧД?
Создать учётную запись технически может быть возможно, но подписывать документы от имени организации сотрудник должен только после корректного оформления его полномочий. Поэтому МЧД лучше подготовить до тестового документооборота.
Сколько времени занимает подключение ЭТрН?
Универсального нормативного срока нет. Продолжительность зависит от оператора, наличия электронной подписи и МЧД, количества пользователей, необходимости интеграции с 1С и сложности процессов компании.
Подключение одного грузополучателя через веб-интерфейс и внедрение ЭТрН в крупную ERP — принципиально разные проекты.
Уже обязательно подключать ЭТрН или можно ждать до марта 2027 года?
Обязательный переход состоялся 1 сентября 2026 года. Минтранс отдельно сообщил о нештрафуемом периоде до 1 марта 2027 года, однако это не означает перенос даты вступления нового порядка в силу.
Короткая инструкция по подключению ЭТрН
Если свести весь процесс к минимуму:
1. Определите свою роль: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель или экспедитор.
2. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД или сервис, работающий через него.
3. Заключите соглашение об электронном документообороте перевозочных документов.
4. Проверьте электронную подпись руководителя или ИП.
5. Определите сотрудников, которые будут подписывать документы.
6. Оформите им МЧД и необходимую электронную подпись.
7. Создайте пользователей и настройте права.
8. Проверьте получение и отправку ЭТрН.
9. Проведите хотя бы одну тестовую перевозку от начала до конца.
После этого уже имеет смысл автоматизировать процесс, интегрировать ЭТрН с 1С или подключать дополнительные рабочие места.
Главное — не начинать внедрение с покупки сложной системы. Сначала определите, какую операцию ваша компания реально должна выполнять в ЭТрН, и подключайте только необходимый для этого процесс.